Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política es Kromi SpA, RUT 78.501.172-4, con domicilio en General Urrutia N.º 788, local 7, Villarrica, Chile (en adelante, «Kromi»).

Correo de contacto

contacto@kromi.cl

Teléfono

+56 9 6599 1257

Sitio

https://www.kromi.cl

Cualquier consulta sobre esta política, y el ejercicio de los derechos que se describen más adelante, se dirigen al correo indicado.

Esta política es general de la empresa. Se aplica al sitio público de Kromi y a las plataformas que Kromi ofrece a sus clientes: Kromi ERP, Kromi POS, Kromi SAM y Kromi ONE.

No se aplica a los sitios ni a los servicios de terceros a los que Kromi pueda enlazar, ni a las plataformas de mensajería de terceros —entre ellas las de Meta— cuyo tratamiento de datos se rige por las políticas de sus respectivos titulares.

Dato personal

Cualquier información vinculada o referida a una persona natural identificada o identificable.

Titular

La persona natural a quien se refieren los datos personales.

Tratamiento

Cualquier operación sobre datos personales: recolectarlos, almacenarlos, usarlos, comunicarlos, modificarlos o suprimirlos, entre otras.

Responsable

Quien decide con qué finalidad y por qué medios se tratan los datos personales.

Encargado

Quien trata datos personales por cuenta de un responsable y conforme a sus instrucciones, sin decidir sobre su finalidad.

Cliente

La empresa u organización que contrata una plataforma de Kromi.

Contacto

La persona que se comunica con un cliente a través de los canales que este gestiona con Kromi ONE.

Kromi trata los datos personales conforme a la legislación chilena sobre protección de la vida privada y tratamiento de datos personales, contenida en la Ley 19.628 y en su reforma por la Ley 21.719, que crea la Agencia de Protección de Datos Personales y actualiza el régimen aplicable.

En consecuencia, Kromi trata los datos personales con una finalidad determinada, lícita y comunicada al titular; los limita a lo necesario para esa finalidad; procura que sean exactos y estén actualizados; y los conserva solo durante el tiempo que esa finalidad requiere o que la ley exige.

Cuando la operación se relaciona con canales de mensajería de Meta, Kromi observa además las condiciones que Meta impone a quienes desarrollan sobre sus plataformas, en particular sus Condiciones para Plataformas y sus Políticas para Desarrolladores.

Esta distinción determina a quién debe dirigirse usted, y es la parte más importante de este documento.

Kromi actúa como responsable respecto de los datos de las personas que visitan su sitio, que la contactan por cualquiera de sus canales, y de los datos de contacto y administración de sus clientes comerciales. Sobre esos datos, Kromi decide la finalidad y responde directamente.

Kromi actúa como encargado respecto de los datos que sus clientes cargan o generan dentro de las plataformas contratadas, y muy especialmente respecto de los datos de los contactos que conversan con un cliente a través de Kromi ONE. En ese caso el responsable es la empresa cliente: es ella quien decide con qué finalidad se tratan esos datos, y Kromi los trata únicamente por su cuenta, conforme a sus instrucciones y a lo pactado en el contrato de servicio.

Por lo tanto, si usted conversó con una empresa a través de WhatsApp, Messenger o Instagram y esa empresa usa Kromi ONE, el responsable de sus datos es esa empresa y no Kromi. Kromi puede recibir su solicitud y la encaminará, pero quien decide sobre esos datos es el cliente. Si usted no sabe con qué empresa conversó, escriba a Kromi y se le orientará.

En el sitio y en la relación comercial, Kromi trata:

• Datos de identificación y contacto que usted proporciona voluntariamente al escribir por correo o por WhatsApp: nombre, dirección de correo, número de teléfono y el contenido de su mensaje.
• Datos de la empresa a la que representa, cuando corresponde: razón social, giro, dirección y datos de facturación.
• Datos de las cuentas de usuario de las plataformas contratadas: nombre, correo, rol y registros de acceso.
• Registros técnicos que generan los servidores al atender una solicitud, necesarios para operar el servicio y para investigar incidentes de seguridad.

Kromi no solicita datos sensibles en su sitio y no requiere que usted los entregue para contactarla.

Los datos que Kromi trata como responsable se usan para:

• Responder consultas y gestionar la relación comercial previa a una contratación.
• Prestar, mantener y soportar las plataformas contratadas.
• Administrar cuentas, accesos y permisos.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y contables.
• Velar por la seguridad del servicio, prevenir fraudes y abusos, e investigar incidentes.

Kromi no vende datos personales, no los cede a terceros con fines comerciales propios de esos terceros, y no los utiliza para publicidad dirigida.

Kromi ONE es una bandeja omnicanal: permite a una empresa cliente atender en un solo lugar las conversaciones que recibe por distintos canales. Para ello, el cliente conecta sus propias cuentas mediante el inicio de sesión que ofrece cada plataforma, y autoriza expresamente el acceso en ese momento.

Las integraciones con Meta comprenden WhatsApp Business Platform, Messenger Platform e Instagram API. A través de ellas, y solo respecto de las cuentas que el cliente conecta, Kromi puede recibir:

• El contenido de los mensajes intercambiados y sus archivos adjuntos: imágenes, audios, documentos y ubicaciones.
• El nombre de perfil, la fotografía de perfil y los identificadores de perfil de los contactos que escriben al cliente.
• El número de teléfono del contacto, en el caso de WhatsApp.
• Los identificadores de las cuentas, páginas y números de teléfono que el cliente conecta.
• Los tokens de acceso que emite Meta para que Kromi opere esos canales por cuenta del cliente.
• Metadatos de la conversación: marcas de tiempo y estados de entrega y lectura.

Estos datos se tratan con la finalidad exclusiva de prestar el servicio contratado: mostrar las conversaciones en la bandeja, permitir que el equipo del cliente responda, organizar la atención y entregar al cliente estadísticas sobre su propia operación.

Kromi no vende esos datos, no los cede a terceros, no los usa para publicidad ni para segmentación, y no los emplea para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general. Tampoco los utiliza para finalidades propias distintas de prestar el servicio al cliente que los originó.

El acceso de Kromi a esas cuentas depende íntegramente de la autorización del cliente. Cuando el cliente desconecta una cuenta —desde Kromi ONE o desde la configuración de su cuenta de Facebook o Instagram, en la sección de integraciones comerciales—, la autorización se revoca, Kromi deja de recibir mensajes nuevos de ese canal y los tokens de acceso correspondientes se eliminan.

El historial de conversaciones ya recibido se conserva por el plazo indicado en la sección de conservación, salvo que el cliente o el titular soliciten su eliminación antes. El procedimiento para pedirla está descrito en las instrucciones de eliminación de datos.

Kromi cumple las Condiciones para Plataformas y las Políticas para Desarrolladores de Meta en el uso de estas interfaces, y limita su acceso a los permisos estrictamente necesarios para prestar el servicio.

Kromi ONE puede ofrecer respuestas automáticas y asistencia mediante modelos de lenguaje. Cuando el cliente activa esa función, el contenido de los mensajes se transmite al proveedor de ese servicio con la finalidad de generar la respuesta, y no para que el proveedor lo utilice con fines propios.

Esta función se activa por decisión del cliente. Las respuestas automáticas asisten la atención y no producen por sí solas efectos jurídicos sobre el contacto ni decisiones que lo afecten significativamente; cuando la conversación lo requiere, la atiende una persona del equipo del cliente.

Para operar sus plataformas, Kromi se apoya en proveedores de infraestructura que tratan datos por su cuenta y bajo sus instrucciones:

Vercel

Alojamiento y entrega del sitio y de las aplicaciones.

Supabase

Base de datos y almacenamiento de la información del servicio.

OpenAI

Procesamiento de lenguaje natural, cuando el cliente activa las funciones de asistencia automática de Kromi ONE.

Meta Platforms

Operación de los canales de WhatsApp, Messenger e Instagram que el cliente conecta.

Estos proveedores operan infraestructura fuera de Chile, de modo que el tratamiento implica una transferencia internacional de datos. Kromi selecciona proveedores que ofrecen garantías adecuadas de seguridad y confidencialidad, y les exige tratar los datos únicamente conforme a sus instrucciones y con las medidas de protección correspondientes.

Kromi puede además comunicar datos personales cuando una autoridad competente lo requiera en ejercicio de sus atribuciones, o cuando sea necesario para cumplir una obligación legal.

Kromi conserva los datos personales solo mientras subsiste la finalidad que justificó su tratamiento, y en todo caso por los plazos siguientes:

Conversaciones y adjuntos de Kromi ONE

Mientras la cuenta permanezca conectada, y hasta doce meses después de su desconexión o del término del contrato. Vencido ese plazo se eliminan, salvo que el cliente haya instruido su eliminación anticipada.

Tokens de acceso a cuentas de Meta

Se revocan y eliminan al desconectar la cuenta, sin plazo de gracia.

Datos de contacto de consultas al sitio

Veinticuatro meses desde el último contacto.

Registros de acceso y auditoría

Doce meses, con fines de seguridad e investigación de incidentes.

Documentación tributaria y contable

Se conservan por seis años, conforme a los plazos de prescripción aplicables en Chile. Esta obligación legal prevalece sobre una solicitud de eliminación.

Cumplidos los plazos, los datos se eliminan o se anonimizan de forma que no permitan identificar al titular.

Kromi adopta medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales frente a la pérdida, el uso indebido, el acceso no autorizado y la divulgación. Entre ellas, el cifrado de las comunicaciones, el control de acceso por rol, el aislamiento de la información de cada cliente, el registro de la actividad relevante y la selección de proveedores de infraestructura que ofrecen garantías equivalentes.

El acceso del personal de Kromi a la información de un cliente se limita a lo necesario para prestar soporte y mantener el servicio, y está sujeto a deber de confidencialidad.

Ninguna medida elimina por completo el riesgo. Kromi no puede garantizar de manera absoluta la seguridad de la información transmitida por internet.

Si Kromi toma conocimiento de una vulneración de seguridad que afecte datos personales y que entrañe un riesgo para los derechos de sus titulares, lo comunicará sin dilaciones indebidas a la Agencia de Protección de Datos Personales y, cuando corresponda, a los titulares afectados.

Cuando la brecha afecte datos respecto de los cuales Kromi actúa como encargado, la comunicación se dirigirá al cliente responsable, sin dilaciones indebidas, para que este cumpla los deberes de notificación que le corresponden.

La comunicación describirá la naturaleza de la vulneración, los datos comprometidos, las medidas adoptadas y las recomendaciones aplicables.

Las plataformas de Kromi están dirigidas a empresas y a personas mayores de edad. Kromi no recopila deliberadamente datos personales de menores de edad a través de su sitio.

Cuando un cliente trata datos de menores dentro de una plataforma contratada —por ejemplo, la ficha de un paciente en Kromi SAM—, es ese cliente, como responsable, quien debe contar con la autorización de quien ejerce el cuidado personal del menor y observar la protección reforzada que la ley establece.

Si usted advierte que un menor entregó datos personales a Kromi sin la autorización correspondiente, escriba al correo de contacto y se procederá a su eliminación.

El sitio público de Kromi no utiliza cookies de análisis, de publicidad ni de seguimiento, y no incorpora herramientas de analítica de terceros.

Las plataformas contratadas emplean únicamente los mecanismos de almacenamiento necesarios para mantener la sesión de un usuario que ha iniciado sesión, sin los cuales el servicio no puede funcionar.

Si en el futuro Kromi incorpora analítica al sitio, esta política se actualizará antes de hacerlo y se indicará en la fecha de última actualización.

La ley reconoce a todo titular de datos personales los siguientes derechos:

Acceso

Saber si sus datos están siendo tratados, obtener copia de ellos y conocer su origen, su finalidad y a quiénes se han comunicado.

Rectificación

Que se corrijan sus datos cuando sean inexactos, estén desactualizados o sean incompletos.

Supresión

Que se eliminen sus datos cuando ya no sean necesarios, cuando haya retirado su consentimiento o cuando el tratamiento no se ajuste a la ley.

Oposición

Oponerse a un tratamiento determinado por razones vinculadas a su situación particular.

Portabilidad

Recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común, y solicitar su transmisión a otro responsable cuando sea técnicamente posible.

No ser objeto de decisiones automatizadas

No quedar sujeto a una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado que produzca efectos jurídicos o lo afecte significativamente, y solicitar la intervención de una persona.

Para ejercer cualquiera de ellos, escriba a contacto@kromi.cl indicando el derecho que invoca, su nombre completo, un medio de contacto y los antecedentes que permitan identificarlo y ubicar sus datos. Kromi puede solicitar información adicional cuando sea necesaria para acreditar la identidad del solicitante, y esa información se usa solamente para no entregar datos a quien no corresponde.

Kromi responderá dentro de los treinta días corridos siguientes a la recepción de la solicitud. El ejercicio de estos derechos es gratuito.

Cuando la solicitud recaiga sobre datos respecto de los cuales Kromi actúa como encargado, se encaminará al cliente responsable y se informará de ello al solicitante dentro del mismo plazo.

Si considera que su solicitud no fue atendida como corresponde, puede reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.

El procedimiento para solicitar la eliminación de sus datos, desconectar una cuenta de Meta y conocer qué se elimina y en qué plazo está descrito en detalle en las instrucciones de eliminación de datos, que forman parte de esta política.

Kromi puede modificar esta política para adecuarla a cambios normativos, a nuevas funcionalidades o a cambios en sus proveedores. La versión vigente es siempre la publicada en esta dirección, y la fecha que encabeza el documento indica cuándo se revisó por última vez.

Cuando la modificación sea sustancial y afecte la forma en que se tratan datos ya recolectados, Kromi lo informará a sus clientes por el medio de contacto que tenga registrado, con antelación razonable.

Para cualquier consulta sobre esta política o sobre el tratamiento de sus datos personales, escriba a contacto@kromi.cl o diríjase por escrito a Kromi SpA, General Urrutia N.º 788, local 7, Villarrica, Chile.